La gestión de proyectos como factor clave de éxito para desplegar la estrategia de la Administración Tributaria

Capítulo 14. Implementación de proyectos de tecnología de la información y las comunicaciones en administraciones tributarias

Las TIC como Herramienta Estratégica para Potenciar la Eficiencia de las Administraciones Tributarias

La gestión de proyectos es una disciplina necesaria para la adopción o mejora cuando se trata de implementar con éxito tecnologías disruptivas. En las organizaciones innovadoras, donde el desarrollo tecnológico es altamente priorizado, crear o fortalecer las competencias técnicas de su personal en la gestión de proyectos es un esfuerzo extremadamente relevante. Los innovadores en varias industrias priorizan el desarrollo de habilidades técnicas de gestión de proyectos y crean diferentes recursos para que sus empleados aumenten sus conocimientos.

Como se menciona en el estudio «Pulse of the Profesion: Success in Disruptive Times», el 9,9%de cada dólar invertido se pierde debido al bajo desempeño en la gestión del proyecto. Las causas fundamentales asociadas con esta estadística son, entre otras:

 

  • No lograr cerrar la brecha entre la estrategia diseñada y su implementación.

  • Los ejecutivos no reconocen que las estrategias se implementan a través de la ejecución del proyecto.

Las últimas declaraciones son una invitación a esforzarse por lograr el uso más eficiente de los recursos y asegurar un conjunto de habilidades que permitan transformaciones de procesos en el entorno altamente dinámico marcado por la era digital.

Las administraciones tributarias, el campo en el que trabajamos, no están lejos de esta necesidad de mejorar sus capacidades en la gestión de proyectos. Según los últimos datos de la Encuesta Internacional sobre Administraciones Tributarias, el 78% de las instituciones que respondieron declararon que usan tecnologías innovadoras o planean hacerlo.

El plan estratégico es un esfuerzo significativo de cualquier organización para definir las grandes líneas de cómo lograr su misión y visión. Aún así, solo es papel si no ejecutamos actividades para cumplir lo establecido. Transformaciones significativas, como la Apple 1, conocida por ser una computadora con todos los dispositivos de entrada que se podían usar en casa, se hicieron realidad gracias a un proyecto dirigido por Steve Jobs.

Como directores o mandos medios de una institución, debemos entender que no todas las propuestas podrían ejecutarse al mismo tiempo porque tenemos recursos limitados. Esa es la razón por la que las organizaciones han implementado procesos de gestión del portafolio que ayudan a seleccionar y autorizar el proyecto que las organizaciones necesitan hacer en un período fijo.

La fase de inicio del portafolio de proyectos, la etapa en la que se establecen los criterios de selección y priorización, es de suma importancia para que la administración tributaria obtenga resultados en la implementación de su estrategia institucional. Esto se debe principalmente a que, en esta fase, se trabaja en los criterios objetivos para seleccionar las iniciativas de mayor valor según las capacidades actuales y las condiciones ambientales.

Por otro lado, el valor principal de la fase de planificación  del portafolio de proyectos es que define una combinación de los programas y proyectos “correctos”, es decir, una selección de iniciativas priorizadas que conducen al cumplimiento de la estrategia organizativa, a la vez que son técnicamente factibles, planteando un nivel de riesgo aceptable para fines de implementación y cuyo costo se justifica por los beneficios que pueden brindar a los contribuyentes y al gobierno.

Para alcanzar los objetivos del portafolio, que podemos considerar como los mismos que el plan estratégico de una organización, se necesita una gobernanza corporativa.  Por esta razón, algunas organizaciones implementaron hace 70 años una función empresarial comúnmente llamada oficina de proyectos (ODP), dedicada a:

  • Definir el portafolio de proyectos de la organización a través de la priorización de proyectos.

  • Establecer metodologías para crear un conjunto de herramientas para los gerentes de proyecto y los miembros del equipo.

  • Brindar apoyo y asesoramiento al Gerente de Proyecto en las diferentes etapas del proyecto. Esto se hace con servicios como coaching o mentoring.

  • Monitoreo de la implementación del proyecto para asegurar la asignación de recursos y tomar medidas preventivas o correctivas.

Para implementar una ODP en la administración tributaria, recomiendo seguir estos pasos:

  • Obtener apoyo de los directivos. Mostrar hechos como mostré antes con datos dentro y fuera de la organización y capacitar a los ejecutivos sobre la gestión de proyectos.

  • Definir una misión y visión. Como administración tributaria, definir por qué existe la ODP y el estado futuro de esta unidad en un plazo determinado.

  • Establecer una hoja de ruta para llevar a la ODP a su visión dividiéndola en uno, tres y cinco años. En otras palabras, gestionar esta implementación como un proyecto con un plan.

  • Identificar los servicios que realizará en el nivel 1 de madurez. Sugiero comenzar poco a poco proporcionando capacitación, adaptando metodologías y monitoreando proyectos.

  • Incluir la ODP en el manual de la función organizativa. Esto es útil para identificar claramente las competencias para los procesos de auditoría.

  • Como se indicó anteriormente, una función principal en el nivel de madurez 1 es proporcionar capacitación. Diseñar los programas adaptados a los grupos de partes interesadas, por ejemplo, ejecutivos, gerentes de proyectos, miembros del equipo, etc.

  • Una buena manera de mostrar los beneficios es con resultados, y un piloto es un buen metodología. Seleccione un proyecto de corta duración con bajo riesgo para comenzar a utilizar la metodología. Esto será útil porque aprenderá en el proceso y hará ajustes rápidamente.

  • Evaluar el estado real del proceso después de finalizar el piloto. A continuación, actualice la hoja de ruta y comience a ejecutar esta nueva versión del plan.

Hasta ahora, sabemos que es importante identificar los proyectos adecuados y crear gobernanza dentro de las organizaciones. Aún así, también debemos entender que la ejecución tiene que estar en buen camino para garantizar la eficiencia, y esto se puede lograr con la aplicación de una serie de herramientas y técnicas (como las normas del Project Management Institute) y adquirir conocimiento mediante la experiencia de otros. Por esta razón, me gustaría compartir aspectos clave sobre la implementación de proyectos TIC en las administraciones tributarias:

  • Los directores ejecutivos. Comúnmente son los patrocinadores encargados de asegurar la provisión de recursos para ejecutar el proyecto. Su papel es crucial para garantizar el éxito porque su participación se correlaciona con la calidad de las grandes decisiones y, con su influencia, las personas dentro de la administración tributaria apoyarán (o no) al equipo del proyecto. La experiencia dice que es importante tener un buen patrocinador; por esta razón, el trabajo que tenemos como gestores de proyectos implica no solo tener una buena relación con el patrocinador sino también ayudar a todos los directores ejecutivos a entender un poco sobre la gestión de proyectos y los beneficios de usar herramientas especializadas.

  • Definición del proyecto. El éxito en un proyecto no empieza con tener un buen plan o un gran equipo. Está relacionado con la viabilidad y la capacidad de los procesos de apoyo dentro de las administraciones tributarias para ejecutar. Lo que he aprendido en la práctica es que las administraciones tributarias necesitan dedicar más tiempo al diseño inicial de un proyecto y proponerlo en etapas cortas, para reducir la complejidad.

  • Plan de proyecto. Aunque no es posible anticipar todos los riesgos y problemas que enfrentaremos durante la ejecución del proyecto, tener plan es una actividad esencial. Este es un proceso que ocurre semanalmente desde el principio hasta el final del proyecto. Lo que aprendí es que los equipos de proyecto quieren comenzar a ejecutar sin planificar, lo que luego se convierte en un cambio del rol de un gerente de proyecto a bombero.

  • Profesionalización y capacidades. Como mencioné anteriormente, la gestión de proyectos es un conocimiento esencial para todas las industrias. Creo que siempre es crucial encontrar mejoras en los procesos centrales, pero debemos ser capaces de implementarlos con los proyectos que creamos para hacerlo. La formación y la experiencia en este campo es probablemente una “deuda” que tenemos dentro de nuestras organizaciones.

  • Gestión del cambio organizacional. Es una herramienta valiosa para asegurar el uso de los sistemas de información que implementaremos a través de la ejecución del proyecto. La gestión de las partes interesadas y la resistencia natural de las personas al cambio es una actividad que debemos abordar desde el comienzo del proyecto, no podemos esperar hasta el despliegue de los servicios cuando probablemente todos los esfuerzos puedan ser insuficientes.

COVID-19 cambió el mundo, y nada será lo mismo en el futuro. La administración tributaria se enfrenta a un escenario en el que los contribuyentes exigen nuevos servicios o los actualmente disponibles deben modificarse para tenerlo en línea. Además, nuestras instituciones tienen que resolver problemas rápidamente, por ejemplo, aumentando los servicios tecnológicos a su personal para permitirlos de trabajar desde casa, con todos los cambios en la ciberseguridad que implica.

Sin duda, esto exigirá el despliegue de nuevas capacidades, y creo que es un escenario perfecto para iniciar o mejorar nuestros conocimientos y competencias en este tema debido a que necesitaremos proyectos para enfrentar la nueva normalidad. Los invito a conocer más leyendo el capítulo 14 del libro Las TIC como una Herramienta Estratégica para aumentar la Eficiencia de las Administraciones Tributarias y visionar el webinar del CIAT sobre “despliegue de estrategias a través de la gestión de proyectos y la gestión del cambio organizacional.”

Tenemos que planear, tenemos que ejecutar, y tenemos que ser ágiles.

 

Aclaración. Se informa a los lectores que los puntos de vista, pensamientos y opiniones expresados en el texto pertenecen únicamente al autor, y no necesariamente a su empleador ni a ninguna organización, comité u otro grupo al que el autor pertenezca, ni a la Secretaría Ejecutiva del CIAT. De igual manera, el autor es responsable por la precisión y veracidad de los datos y fuentes.

20 comentarios

  1. Melba Mariela Velásquez Respuesta

    La planificación estratégica es una herramienta esencial para cualquier institución debido a que es la forma más  segura de alcanzar los objetivos propuestos, sin embargo, puede convertirse en un obstáculo de desempeño, esto porque algunos colaboradores puede que no estén familiarizados con los cambios a implementar, por lo que cada planificación estratégica debe estar acompañada de un proceso muy detallado de internalización y socializaciòn con cada uno de los colaboradores.

  2. HERLAN EFRAIN LOPEZ SALINAS Respuesta

    En tiempos difíciles, como los que estamos viviendo por COVID-19, los proyectos tecnológicos son la vía al desarrollo institucional y personal, debido a las demandas de los Obligados Tributarios la institución Tributaria debe implementar cambios tecnológicos adaptados a las nuevas demandas y para que los servicios brindados sean eficientes.

  3. Anónimo Respuesta

    Muy importante que las Administraciones Tributarias puedan efectuar cambios significativos a medida que las exigencias aumentan, más aun en tiempos difíciles como los que enfrentamos actualmente, es fundamental que los proyectos tecnológicos logren reinventarse y traigan beneficios que vayan de acorde a mejorar la calidad en la prestación se sus servicios y a facilitar acciones de trámites para la ciudadanía, recalcando que en la actualidad han surgido cambios muy considerables a pesar de algunas limitantes que las mismas afrontan.

  4. Marco Alejandro Cordova Herrera Respuesta

    Muy importante que las Administraciones Tributarias puedan efectuar cambios significativos a medida que las exigencias aumentan, más aun en tiempos difíciles como los que enfrentamos actualmente, es fundamental que los proyectos tecnológicos logren reinventarse y traigan beneficios que vayan de acorde a mejorar la calidad en la prestación se sus servicios y a facilitar acciones de trámites para la ciudadanía, recalcando que en la actualidad han surgido cambios muy considerables a pesar de algunas limitantes que las mismas afrontan.

  5. Lesly Torres Respuesta

    La gestión de proyectos como una herramienta para alcanzar el éxito, es fundamental para la AATT, tomando en cuenta que a partir del desplome de las economías mundiales que se ha generado por la actual situación de la pandemia COVID-19 a la cual nos enfrentamos, las AATT se vuelven un pilar esencial para coadyuvar al crecimiento económico de cada país, siendo vital aumentar la eficiencia mediante la utilización de la TIC como una herramienta estratégica; por lo que, es necesario implementar proyectos para brindar servicios tecnológicos y el desarrollo de las actividades mediante el teletrabajo, para lo cual, se debe contar con el apoyo de los directivos para la facilitación de los recursos para la ejecución de los proyectos.

  6. Elmer Canales (HND) Respuesta

    Definitivamente la gestión de proyectos es una disciplina muy fundamental en la practica de todas las gestiones de trabajo, pues permiten una correcta planificación desde su inicio hasta el cierre del mismo, siguiendo todo lo descrito en las áreas del conocimiento, una correcta planificacion de costos, tiempo, alcance, comunicaciones, riesgos, integracion y el analisis de los interesados. Los proyectos hoy en dia estan siendo fundamentales en las adminstraciones tributarias, pues las exigencias del entorno motivan a las personas a optar por proyectos exitosos.

  7. JACOBO SABILLON Respuesta

    Es muy importante que en estos tiempos tan complicados en los que estamos atravezando por esta pandemia, los proyectos tecnologicos sean diseñados de una forma muy efectiva y puedan ser aprovechados por todos los colaboradores y asi desarollar la parte profecional tanto personal como institucional.

  8. Orly Tobar Respuesta

    La gestión de proyectos es muy buena herramienta en esto tiempos de crisis y aun cuando se quiere mejorar la calidad de los servicios ofrecidos y para lograr el cumplimientos de metas, podemos decir que se vuelve fundamental en el desarrollo eficaz de los objetivos que se quieran alcanzar en tiempos como los que vivimos actualmente,

  9. Oherrera Respuesta

    La Gestión de Proyectos es una herramienta vital en cualquier tipo de desarrollo y de Institución sea esta pública o privada, para alcanzar los objetivos establecidos en el desarrollo de nuevos proyectos, ya que permite una adecuado planificación, dirección, control, capacitación y seguimiento del desarrollo del proyecto, tal como se enuncia en el escrito que “La gestión de proyectos es una disciplina necesaria para la adopción o mejora cuando se trata de implementar con éxito tecnologías disruptivas.” Por lo tanto, con la actual situación producto de la crisis COVID-19 y con el fin de implementar nuevos sistemas de trabajo que permitan un adecuado desenvolvimiento de las AATT es una herramienta de mucha utilidad a utilizar

  10. Paola Leiva Respuesta

    Las Administraciones tributarias como todas las empresas han ido evolucionado en la forma de implementar nuevas formas de trabajo, actualmente con la pandemia, se ha tenido que realizar cambios de forma acelerada por la situación del COVID 19, adaptándose a algunas «Megatendencias», que ya existían, mismas que nos han llevado a una nueva forma de pensar por parte de las organizaciones e instituciones, con la finalidad de adaptarse al cambio y ser más expeditos para la creación de valor a través de gestión de proyectos, que van en busca de apalancar de manera clave esta gestión de cambio y la nueva forma de pensar para salir tanto de esta crisis como alinearse con las tendencias siendo una herramienta de gran utilidad en la administración.

  11. Lesly Nohemi Torres Respuesta

    Definitivamente esta Pandemia sorprendió al mundo y nos obligo hacer cambios inmediatos, tanto en nuestra vida personal como laboral, obligando a las empresas y los gobiernos para dinamizar la economía a pensar con creatividad y esta solo puede ser reflejada en la gestión de proyectos a través de una nuevas innovaciones en la organización, por ejemplo; nuevas plataformas tecnológicas funcionales y fáciles para incentivar el cumplimiento voluntario, se espera disminuir el costo en los recursos económicos de la administración Tributaria y aumento en la recaudación,debido al distanciamiento social los contribuyentes estarán interesados en nuevos servicios en linea por parte de administración, razón por la que la gestión de proyectos es una herramienta esencial a utilizar por los beneficios que producir para enfrentar la nueva normalidad.

  12. Alejandra Padilla Respuesta

    La planificacion Estrategica es parte de la Evolucion , control, independientemente el tamaño de una compañia porque de esta manera las empresas son mas proactivas y alcanza beneficios como minimizar riezgos , hay mayor compromiso y motivacion de parte de lo colaboradores asi como tambien identifica fortalezas y debilidades . Trabajando bajo un plan de accion se priorizan proyectos para un mejor alcance de Objetivos y su crecimiento . Haciendo referencia a la administracion tributaria en la situacion actual que estamos viviendo a nivel mundial parte del crecimiento o evolucion ha sido el contar con plataformas tecnologicas que han permitido que el contribuyente tenga acceso para cumplimiento de sus obligaciones , nadie estaba preparado para esto sin embargo este aislamiento social permitira desarrollar o implentar otros servicios a travez de plataforma para un mejor servicio.

  13. Oscar Eduardo Zúniga Respuesta

    En la actualidad, la Gestión de Proyectos representa una habilidad que todo profesional debe poseer y es que, en todas las organizaciones, de cualquier índole, se llevan a cabo proyectos de todos los tamaños y en los que es necesario que todos los involucrados comprendan con claridad la forma en la que estos se ejecutan para poder ser una pieza fundamentan en el éxito de los mismos. En el artículo se menciona el Portafolio de proyectos, que es muy importante para priorizarlos e ir desarrollando los que tengan mayor impacto a corto plazo para la organización en la que se está llevando a cabo.

  14. ERLIN ORLANDO MARTINEZ VASQUEZ Respuesta

    Me siento orgulloso de mi Administración Tributaria (Servicios de Administración de Rentas), tenemos a la cabeza a una gran Ministra-Directora, una mujer visionaria que ha implementado nuestra Plan Estratégico desde el 2017, dándonoslo a conocer a todos los Colaboradores, para que nos empoderemos de él y en conjunto, logremos las metas propuestas ya que todos somos SAR.

    Desde hace mucho se implementó la Gestión de proyectos también, por lo cual se ha mecanizado los procedimientos administrativos, los tiempos, recursos, responsables etc. A fin de volver dinámico y preciso el trabajo que realizamos como Administración Tributaria, gracias a ello somos una institución referente a nivel nacional y vamos en camino a serlo a un mediano plazo de manera internacional. Esa es nuestra visión. Sin duda la implementación de la Gestión de Proyectos hace de las Administraciones Tributarias, instituciones eficientes y modelo.

  15. Dulce Trejo Respuesta

    La Gestión de Proyectos, aporta enormes beneficios a las empresas en términos de costos, calidad, manejo eficiente de los recursos, permite más ventajas que cualquier otro enfoque de gestión, la economía mundial está mejorando, y las empresas que utilizan la Gestión de Proyectos están en una mejor posición cuando necesitan nuevas iniciativas estratégicas para hacer frente a los cambios en las demandas y el consumo, por lo que la Gestión de Proyectos se ha convertido en una herramienta necesaria para adaptarse a estos cambios, por lo que es fundamental su implementación en las Administraciones Tributarias.

  16. Indira Ramirez Respuesta

    Esta gestión de proyecto es importante porque enfoca de manera metódica las planificaciones y orienta los procesos de ese mismo proyecto desde su principio hasta el final. Sin duda, esto posibilita respuesta rápida a demandas cambiantes, proporciona la capacidad para adaptarse a ese cambio.
    También se reduce el tiempo asignado para el proyecto, por esa razón el costo aumenta. Ademas, el alcance del proyecto dicta el ritmo y una serie de recursos necesarios para realizar y completar con éxito el proyecto que se implementa. Por lo tanto, lleva a la AT a crecer a progresar sus proyectos establecidos , y lo que es mas logra el éxito en sus gestiones.

  17. Juan Ramón Perdomo Respuesta

    Las administraciones tributarias se enfrentan a muchos dilemas en este momento de pandemia del covid-19 por lo que tienen que sacar lo mejor de sí y empezar a fortalecerse gestionando proyectos ejecutándolos de una manera rápida, ofreciéndole a los contribuyentes nuevos servicios en línea o modificando los existentes y haciendo uso de las TIC como una herramienta para aumentar la eficiencia y eficacia de las administraciones tributarias.

  18. Vivian Lorena Arriaga Lopez Respuesta

    El uso de recursos eficientes y la seguridad de ideas claras que transformen los procesos en la actualidad, será un salvaguarda de las Administraciones Tributarias. El Covid-19 ha causado impactos en el mundo entero, no solo como referencia en la economía sino en la personalidad de cada habitante. Sin duda alguna será un reto enfrentar las consecuencias que dejara esta pandemia, pero cabe mencionar la disposición, responsabilidad y conciencia de cada uno de los que forman piezas claves en la AT, serán fortalezas que permitirá crear planes estratégicos, y deberán ser ejecutadas de forma rápida, sin duda uno de los recursos que ira de la mano a estos planes será la tecnología. El compromiso de cada servidor público será un soporte que permitirá la ejecución clara de nuevos procedimientos.

  19. Fanny Mejia Respuesta

    No solo es tener un proyecto de tecnología que implementar, sino identificar que el mismo garantice la eficiencia en la ejecución de las actividades con las herramientas necesarias. Como sabemos el impacto que hemos tenido a nivel mundial con la pandemia ha permitido a las administraciones reinventarse e implementar las herramientas necesarias para hacerle frente al impacto.

  20. Ana Perdomo Respuesta

    A raíz de la pandemia vamos con un nuevo enfoque de las AATT, que es las alternativas de los servicios digitales, poco a poco las AATT se han ido innovando. Avances cortos hace unos años atrás en los cuales se contaba únicamente con un sitio web donde se brindaban números de teléfonos, horarios de atención, calendarios de cumplimiento entre otros, después paso a la etapa de brindar links de descargas de software domiciliarios, formularios en línea, la elaboración y presentación de declaraciones se realiza desde la comodidad de la casa, actualmente ya hay AATT que cuentan con expedientes electrónicos y firmas digitales.
    La causa de muchos de retrasos en los proyectos de tecnología se debe a la falta de habilidades y disciplina de gestión y organización de los proyectos, la indefinición de roles y responsabilidades. Es importante, entonces, formar y capacitar a los profesionales en tecnología en el área de gestión de proyectos, para que sean los gestores ideales de un proyecto tecnológico, asegurando el éxito del proyecto.

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