Si cree que su organización es demasiado pequeña para tener una Oficina de Gestión de Proyectos, piénselo de nuevo. Hay muchas evidencias de que los equipos pequeños se benefician de una PMO, incluso trabajando en estos temas solo unas pocas horas a la semana.

En una organización relativamente pequeña (al menos en cuanto a cultura organizacional y estándares de manejo de proyectos se refiere) tuve el agrado de tener las funciones PMO para un equipo de no más de 3 gerentes de proyecto. Estaba gestionando mis propios proyectos en ese momento, pero los altos directivos decidieron que necesitaban una visión general de lo que estaba sucediendo. ¿En qué estaban trabajando esos gerentes de proyecto y hacia dónde iban los recursos? La pregunta era sumamente válida, y es por eso que decidí, informalmente asumir las responsabilidades de estilo PMO con el fin de evaluar si era adecuado apropiarse de tales funciones.

El relacionamiento es fundamental

El papel de la PMO no es solamente buscar información, seguimiento de estado y cumplimiento de estándares, es cumplir con el axioma de que a mejores sean tus relaciones con los gerentes de proyecto y otros miembros del equipo, más fácil será encontrar esta información. Trabajar en la construcción de relaciones sólidas con las partes interesadas clave y con otros gerentes de proyecto es fundamental, para que sepan quién es y por qué quiere la información. Sé gentil y facilita las cosas, las buenas relaciones con tus pares ayudará mucho a tu objetivo.

No necesita crecer exponencialmente, lo pequeño funciona muy bien…

En una pequeña PMO, lo esencial es centrar los esfuerzos en lo que los interesados encontrarán útil, he aquí la importancia de la incorporación de la gestión de interesados en la versión 6 de la guía de mejores prácticas del PMBoK.

Las PMO más grandes podrían hacer una gestión de realización de beneficios, implementando herramientas de gestión de proyectos y aportes a la estrategia de negocios de la organización; pero si está haciendo el trabajo de PMO para un equipo pequeño, probablemente no pasará mucho tiempo en eso.

Dentro de las funciones básicas que se pueden realizar en una pequeña PMO, se proponen varias ideas, tales como:

• Seguimiento de métricas clave (por ejemplo el porcentaje de proyectos que estaban programados para ejecutarse después de su fecha de finalización de referencia).

• Mantener actualizado el sitio de carpetas de información de proyectos del equipo para que los gerentes de proyecto tengan acceso a los datos más recientes.

• Preparación y distribución de plantillas de gestión de proyectos (muy importante).

• Ser responsable de las unidades de red compartidas donde se guardaron los documentos del proyecto.

• Perseguir a los gestores y gerentes de proyecto para actualizaciones de estado y para que generen los reportes de avance (una de mis favoritas).

• Compartir conocimientos y buenas prácticas en gestión de proyectos.

• Auditorías de cumplimiento de plantillas y gestión de proyectos.

Si vas a asumir responsabilidades de una PMO en un equipo pequeño, hay que intentar mantener la lista de actividades tipo PMO lo más pequeña posible, a través de preguntar a sus partes interesadas qué creen que es más importante. Es la única forma en que podrá administrar solo, y siempre puede agregar más tareas como desarrollo de procesos y soporte de gobernanza más adelante.

El beneficio de ser PMO

Una de las razones por las que aún no teníamos una PMO es que parece una sobrecarga burocrática innecesaria para tan pocos gerentes de proyecto. En un equipo tan pequeño, ¿por qué invertir en una estructura, capacitación, certificaciones y perfiles que puedan brindar el apoyo de PMO?

Por más que suene muy pequeña la idea o que la estructura de gestión de proyectos sea demasiado informal, alguien tiene que asumir la responsabilidad de esas funciones de PMO. Si lo desea, asigne a alguien para que lo haga y ajuste su carga de trabajo: solo necesitan unas pocas horas a la semana, y luego la necesidad se irá justificando conforme la mejor ejecución de proyectos, la obtención de más información respecto a indicadores de avance y la obtención de beneficios se vuelve cuantificable. Los beneficios de una PMO se asemejan a un viaje si regreso una vez que la cultura organizacional se adapta a este tipo de gestión.

De repente, los beneficios de una PMO estaban ahí, y no importaba que solo fuera una persona la que ejercía sus funciones, pues tomábamos mejores decisiones y mantuvimos más proyectos en marcha (e incluso cancelamos algunos que no estaban realizando) porque teníamos una función de PMO. ¡La cultura organizacional empezó a cambiar… el paradigma se quebró!

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