Preámbulo

Los presentes Términos y Condiciones regulan exclusivamente la inscripción, pago, participación, evaluación, certificación y demás actuaciones vinculadas con las actividades que integran el Programa de Formación del Centro Interamericano de Administraciones Tributarias (CIAT).

El tratamiento de datos personales asociado a estas actividades se realizará de conformidad con la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales de la República de Panamá, el Decreto Ejecutivo 285 de 28 de mayo de 2021 y demás normas aplicables, sin perjuicio de los privilegios e inmunidades que correspondan al CIAT conforme a sus instrumentos constitutivos y acuerdos aplicables.

1. Objeto y ámbito de aplicación

1.1. Estos Términos y Condiciones se aplican a los cursos, seminarios web, talleres, programas virtuales, actividades presenciales o híbridas y demás acciones formativas administradas por la unidad responsable del Programa de Formación del CIAT, salvo que una actividad cuente con condiciones particulares expresamente comunicadas.

1.2. Este documento no regula el uso general del sitio web institucional del CIAT, sus cookies, publicaciones, contenidos generales ni otros servicios institucionales. Dichos asuntos se regirán por los términos de uso y la política general de privacidad que correspondan.

1.3. La ficha, convocatoria, programa académico, política de capacitación, instrucciones de pago y demás condiciones específicas de cada actividad formarán parte de la relación con el participante. En caso de contradicción, prevalecerán las condiciones específicas comunicadas para la actividad, siempre que respeten la normativa aplicable y hayan sido aceptadas por el participante.

2. Plataformas y herramientas utilizadas

2.1. SARA 1.60

SARA 1.60 es la plataforma utilizada para la creación y administración del perfil del usuario, la gestión de inscripciones, la validación de requisitos y beneficios, el registro o gestión administrativa de pagos, el envío de comunicaciones vinculadas a la inscripción y la emisión, consulta o descarga de certificados, según corresponda.

2.2. EduCIAT

EduCIAT es la plataforma virtual de aprendizaje utilizada para acceder a contenidos, realizar actividades y evaluaciones, participar en foros, recibir acompañamiento académico, registrar el avance y las calificaciones, y desarrollar las demás actuaciones propias del curso.

2.3. Herramientas complementarias

El CIAT podrá utilizar plataformas de videoconferencia (Zoom o Teams), servicios de correo electrónico, herramientas colaborativas, encuestas, procesadores de pago y otros servicios tecnológicos necesarios para el desarrollo de la actividad. Cuando estas herramientas impliquen el tratamiento de datos personales, se aplicarán las medidas y condiciones previstas en este documento y en los avisos específicos que correspondan.

3. Registro, aceptación y formalización de la inscripción

3.1. Para solicitar la inscripción, el usuario deberá crear o utilizar su perfil en SARA 1.60, proporcionar información veraz, exacta y vigente, y aceptar estos Términos y Condiciones mediante el mecanismo habilitado.

3.2. La solicitud de inscripción no garantiza por sí sola la asignación de un cupo. La inscripción se considerará confirmada cuando el CIAT haya validado los requisitos aplicables, confirmado la disponibilidad y, cuando corresponda, verificado el pago o la autorización institucional correspondiente.

3.3. El proceso podrá comprender las siguientes etapas: solicitud de inscripción, validación de requisitos, confirmación de cupo, instrucciones de pago, confirmación del pago o patrocinio institucional, formalización de la matrícula y habilitación del acceso.

3.4. El usuario declara que es mayor de edad y cuenta con capacidad para aceptar estas condiciones.

3.5 Cuando la inscripción sea realizada o pagada por una institución, esta deberá estar autorizada para proporcionar los datos del participante y gestionar su participación. En este caso, a requerimiento del participante, el CIAT informará a la institución que realizó la inscripción y las condiciones en que lo hizo.

3.6. El CIAT confirma que ninguna decisión que produzca efectos significativos se toma exclusivamente, por mecanismos completamente automatizados.

4. Datos personales recolectados y finalidades

El CIAT recolectará únicamente los datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para administrar el Programa de Formación. Las categorías y finalidades podrán variar según la actividad.

4.1. Documento de identidad y minimización

Como regla general, el CIAT procurará utilizar el número o identificador estrictamente necesario. La copia completa del documento de identidad solo será solicitada cuando resulte necesaria para validar la identidad, atender una solicitud, investigar una posible suplantación, cumplir un requisito de una actividad o aliado académico, o satisfacer una obligación aplicable. Cuando sea posible, se utilizarán mecanismos alternativos, códigos únicos, códigos QR o identificadores parcialmente ocultos.

5. Bases jurídicas y consentimiento

5.1. El tratamiento de los datos necesarios para gestionar la inscripción, pago, participación, evaluación y certificación se fundamenta en la solicitud del usuario y en la ejecución de la relación académica y administrativa establecida con el CIAT.

5.2. Determinados tratamientos podrán apoyarse en el cumplimiento de obligaciones legales o institucionales, la protección de la seguridad de las plataformas, la atención de auditorías y la defensa de derechos e intereses legítimos, cuando resulten aplicables.

5.3. Cuando una finalidad requiera consentimiento, este será solicitado de manera previa, informada e inequívoca. El titular podrá revocarlo sin efectos retroactivos, sin afectar los tratamientos necesarios para cumplir obligaciones pendientes o conservar registros que deban mantenerse legítimamente.

6. Comunicaciones académicas y promocionales

6.1. Comunicaciones necesarias

El CIAT podrá enviar comunicaciones indispensables para gestionar la actividad, incluyendo confirmación del registro, estado de la inscripción, instrucciones de pago, acceso a EduCIAT, cambios de fechas, recordatorios académicos, soporte, evaluación, certificación y cierre del curso. Estas comunicaciones forman parte del servicio solicitado.

6.2. Comunicaciones promocionales

El envío de información sobre futuros cursos, eventos, publicaciones y campañas institucionales se realizará conforme a la autorización del usuario o a otra base jurídica aplicable. Cuando se solicite consentimiento, la opción será independiente, no estará seleccionada de forma predeterminada y podrá retirarse mediante el mecanismo indicado en la comunicación o por el canal institucional habilitado.

7. Destinatarios, proveedores y transferencias internacionales

7.1. Para prestar el servicio, el CIAT podrá permitir acceso limitado a los datos a proveedores de alojamiento y nube, administradores o prestadores de SARA 1.60 y EduCIAT, procesadores de pago, servicios de correo, plataformas de videoconferencia, proveedores de soporte, tutores, coordinadores académicos, instituciones académicas aliadas, coorganizadores, financiadores, auditores y autoridades competentes, en la medida necesaria para sus funciones.

7.2. Los proveedores que actúen por cuenta del CIAT deberán tratar la información conforme a las instrucciones recibidas, dentro de la finalidad autorizada y bajo obligaciones de confidencialidad, seguridad y protección de datos, según corresponda.

7.3. Debido a la naturaleza internacional de las actividades y al uso de servicios tecnológicos, los datos podrán almacenarse o tratarse fuera de Panamá. El CIAT procurará seleccionar proveedores que ofrezcan garantías razonables y adoptará medidas contractuales, técnicas y organizativas apropiadas para las transferencias internacionales, de conformidad con la normativa aplicable.

7.4. Procesamiento de pagos

Los pagos electrónicos podrán ser procesados por proveedores especializados. El CIAT podrá recibir información relacionada con el estado de la transacción, referencia, importe, moneda, titular del pago y datos de facturación, pero no necesariamente tendrá acceso a los datos completos de la tarjeta u otro instrumento financiero. Las condiciones del proveedor de pago también podrán resultar aplicables.

8. Credenciales, acceso y seguridad de la cuenta

8.1. Las credenciales de acceso a SARA 1.60 y EduCIAT son personales e intransferibles. El usuario deberá mantenerlas bajo confidencialidad, no compartirlas y comunicar de inmediato cualquier uso no autorizado o sospecha de compromiso.

8.2. El CIAT podrá bloquear temporalmente una cuenta cuando existan indicios de suplantación, uso indebido, fraude, riesgo de seguridad o incumplimiento grave, procurando informar al usuario y restablecer el acceso cuando corresponda.

8.3. Queda prohibido intentar vulnerar las plataformas, acceder a cuentas ajenas, introducir código malicioso, interferir con su funcionamiento, utilizar mecanismos automatizados no autorizados o descargar masivamente contenidos.

9. Condiciones académicas y periodo de acceso

9.1. La ficha de cada actividad indicará, según corresponda, modalidad, duración, fechas, carga estimada, idioma, requisitos tecnológicos, tutoría, sesiones sincrónicas, sistema de evaluación, condiciones de certificación, periodo de acceso y demás elementos relevantes.

9.2. La matrícula otorga derecho a participar durante las fechas indicadas. Salvo condición distinta, los contenidos podrán permanecer disponibles para consulta durante un periodo adicional de hasta tres meses después de la finalización. Durante ese periodo no necesariamente estarán habilitadas las evaluaciones, tutorías, foros ni actividades calificables.

9.3. El participante es responsable de disponer de conexión, equipo, navegador y programas compatibles, salvo que el CIAT indique lo contrario. El CIAT procurará mantener la disponibilidad razonable de las plataformas, sin garantizar un funcionamiento ininterrumpido ante mantenimientos, fallas de terceros, fuerza mayor o circunstancias fuera de su control.

10. Certificados

10.1. Las condiciones para obtener un certificado —incluyendo nota mínima, porcentaje de avance, asistencia, entrega de actividades o participación— se indicarán en la ficha, reglamento académico y en el aula virtual de cada actividad.

10.2. Los certificados se emitirán, consultarán o descargarán mediante SARA 1.60 o por el mecanismo comunicado. El participante deberá revisar la correcta escritura de su nombre y solicitar oportunamente cualquier corrección.

10.3. El CIAT podrá invalidar un certificado cuando se compruebe suplantación, fraude académico, alteración del documento o incumplimiento grave que afecte la autenticidad del resultado, previa comunicación al interesado y oportunidad razonable para presentar observaciones.

11. Propiedad intelectual y uso de materiales

11.1. Los contenidos audiovisuales, documentos, guías, bases de datos, software, presentaciones y demás materiales son propiedad del CIAT o de sus autores o licenciantes.

11.2. Se autoriza su consulta y, cuando la plataforma lo permita, descarga o impresión para uso personal y académico del participante. Queda prohibida la reproducción, distribución, comunicación pública, venta, explotación comercial, modificación o traducción destinada a difusión sin autorización previa y escrita.

11.3. No se podrán cargar materiales reservados del curso en plataformas externas de inteligencia artificial, repositorios públicos u otros servicios que impliquen su divulgación o reutilización no autorizada.

11.4. Los trabajos aportados por participantes seguirán perteneciendo a sus autores, quienes conceden al CIAT una licencia limitada para su recepción, almacenamiento, revisión, evaluación y conservación durante el plazo aplicable. Cualquier difusión adicional requerirá autorización o anonimización adecuada.

12. Imagen, voz y grabaciones

12.1. Cuando una sesión vaya a ser grabada, el CIAT lo informará antes de iniciar la grabación y utilizará los avisos disponibles en la plataforma.

12.2. Las grabaciones podrán utilizarse para fines académicos, de documentación institucional y acceso de los participantes matriculados durante el periodo informado. El acceso se limitará a las personas autorizadas.

12.3. El participante podrá mantener su cámara y micrófono desactivados y utilizar canales alternativos, salvo que la naturaleza de la actividad requiera participación audiovisual y esta condición haya sido informada previamente.

12.4. Cualquier uso promocional, publicación abierta o difusión en redes sociales que permita identificar al participante requerirá una autorización adicional, salvo que exista otra base jurídica aplicable.

13. Código de conducta e integridad académica

13.1. Los participantes deberán mantener un comportamiento respetuoso, profesional y ético en foros, chats, sesiones sincrónicas y herramientas colaborativas.

13.2. Se consideran conductas prohibidas, entre otras: discriminación, acoso, lenguaje ofensivo, amenazas, plagio, suplantación, fraude en evaluaciones, intercambio no autorizado de respuestas, uso indebido de inteligencia artificial — cuando se presente un material producido por una herramienta automatizada como propio, grabación no autorizada, divulgación de información de otros participantes, carga de archivos maliciosos y afectación deliberada de las plataformas.

13.3. Dependiendo de la gravedad o reiteración, el CIAT podrá emitir una advertencia, retirar contenido, limitar la participación, suspender temporalmente el acceso o cancelar la matrícula y el certificado. Antes de adoptar una medida definitiva se informará al usuario y se le permitirá presentar observaciones, salvo que sea necesaria una suspensión inmediata para proteger a otras personas o la seguridad del entorno.

13.4. La procedencia de un reembolso en caso de sanción se determinará atendiendo a la gravedad, el grado de ejecución del curso y las circunstancias del caso, sin que exista derecho automático a devolución.

14. Matrícula, precios y pagos

14.1. El precio, moneda, descuentos, impuestos o cargos aplicables se indicarán en la convocatoria o ficha de la actividad. La matrícula deberá pagarse conforme a las instrucciones y dentro del plazo comunicado.

14.2. Los costos bancarios, comisiones de transferencia, diferencias cambiarias y demás cargos de terceros serán asumidos conforme a las condiciones informadas para la actividad.

14.3. Cuando el pago sea efectuado por una administración tributaria, institución u otro tercero, los reembolsos y créditos se gestionarán con la entidad pagadora, salvo acuerdo diferente debidamente documentado.

14.4. El CIAT podrá suspender la confirmación o el acceso cuando el pago esté pendiente, rechazado, incompleto o no pueda conciliarse, hasta que se aclare la situación.

15. Desistimiento, cancelación y reprogramación

15.1. Desistimiento del participante

El participante o la institución pagadora podrá solicitar la cancelación dentro del plazo indicado para la actividad; siempre que la actividad no haya finalizado, no se haya completado una parte sustancial del contenido y no se haya emitido el certificado, podrá solicitar el desistimiento dentro de los veintiún días calendario siguientes al inicio. La procedencia se evaluará conforme a la naturaleza y duración del curso.

15.2. Reembolsos

Los reembolsos aprobados se efectuarán, cuando sea posible, al mismo medio o entidad que realizó el pago. Podrán descontarse comisiones bancarias o costos de transferencia efectivamente incurridos y previamente informados. El plazo estimado de procesamiento será de 5 días hábiles desde la aprobación y recepción de la información requerida.

15.3. Créditos

A solicitud del pagador, el reembolso podrá convertirse en un crédito para futuras actividades en EduCIAT. La vigencia, transferibilidad, actividades elegibles y tratamiento de diferencias de precio deberán informarse en la confirmación del crédito. Se propone una vigencia de 12 meses, sujeta a aprobación institucional; luego de ese periodo, el crédito quedará vencido y no podrá ser utilizado.

15.4. Cancelación o reprogramación por el CIAT

Si el CIAT cancela definitivamente una actividad, ofrecerá, según corresponda, reembolso, traslado a otra edición o crédito. Si modifica sustancialmente las fechas, modalidad o condiciones esenciales, el participante podrá aceptar la reprogramación o solicitar una alternativa razonable. En caso de reembolsos, podrán descontarse comisiones bancarias o costos de transferencia efectivamente incurridos y previamente informados.

15.5. Fuerza mayor

Cuando la actividad deba suspenderse o modificarse por fuerza mayor, caso fortuito, fallas generalizadas de proveedores o circunstancias fuera del control razonable del CIAT, se procurará reprogramar o adoptar una solución proporcional, considerando el grado de ejecución de la actividad.

16. Conservación, bloqueo y eliminación

16.1. Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para gestionar la actividad y, posteriormente, durante los periodos requeridos para atender solicitudes, verificar certificados, cumplir obligaciones contables, contractuales y de auditoría, resolver controversias, preservar la seguridad y acreditar compromisos institucionales.

16.2. Cuando los datos dejen de ser necesarios, serán eliminados, anonimizados o bloqueados, según corresponda. La solicitud de cancelación no procederá respecto de información cuya conservación sea necesaria por obligación legal, contractual, contable, de auditoría, seguridad o defensa de derechos.

16.3. El CIAT deberá mantener internamente una tabla de retención que diferencie, al menos, cuentas de usuario, inscripciones, expedientes académicos, certificados, pagos, grabaciones y registros técnicos.

17. Derechos de los titulares

El titular podrá ejercer los derechos reconocidos por la legislación panameña, incluyendo acceso, rectificación, cancelación o supresión, oposición y portabilidad, cuando resulten aplicables. También podrá retirar el consentimiento otorgado para finalidades opcionales, sin efectos retroactivos.

17.1. Procedimiento

La solicitud deberá indicar el nombre del titular, el derecho que desea ejercer, la descripción de los datos o tratamiento involucrado, un medio para recibir notificaciones y la información razonablemente necesaria para verificar su identidad.

La verificación podrá realizarse mediante la cuenta registrada, confirmación por correo, preguntas de validación, número de documento u otro mecanismo adecuado. Solo se solicitará copia del documento de identidad cuando sea estrictamente necesaria, procurando ocultar los datos no relevantes.

17.2. Canal institucional

Las consultas y solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales y el ejercicio de los derechos de sus titulares podrán dirigirse al Oficial de Protección de Datos del CIAT, Tomás Torres, a través del correo electrónico ttorres@ciat.org.

17.3. Plazos

El CIAT atenderá las solicitudes dentro de los plazos establecidos por la Ley 81 de 2019, su reglamentación y demás normas aplicables. Las solicitudes de acceso serán respondidas en un plazo no mayor de diez días hábiles. Las rectificaciones de datos erróneos, inexactos, equívocos o incompletos se ejecutarán dentro de los cinco días hábiles siguientes, siempre que la solicitud resulte procedente. Las demás solicitudes se tramitarán dentro del plazo legal aplicable, según su naturaleza y complejidad.

18. Seguridad e incidentes

18.1. El CIAT adoptará medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción.

18.2. Si se produce un incidente que pueda afectar los derechos de los usuarios, el CIAT ejecutará sus procedimientos internos de respuesta, evaluará el impacto y realizará las comunicaciones que correspondan conforme a la normativa aplicable.

18.3. El usuario deberá colaborar con las medidas de seguridad, utilizar contraseñas robustas, mantener actualizados sus datos de contacto y comunicar oportunamente incidentes relacionados con su cuenta.

19. Autoridad competente y reclamaciones

Si el titular considera que sus derechos de protección de datos han sido vulnerados o que su solicitud no ha sido atendida conforme a la normativa aplicable, podrá presentar una reclamación ante la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI), sin perjuicio de los mecanismos internos del CIAT y de sus privilegios e inmunidades.

20. Modificaciones, vigencia e interpretación

20.1. El CIAT podrá actualizar estos Términos y Condiciones por cambios normativos, tecnológicos, académicos u operativos. Las modificaciones serán aplicables a partir de la fecha indicada en la nueva versión.

20.2. Cuando una modificación afecte sustancialmente a usuarios inscritos en una actividad en curso, será comunicada por correo o mediante las plataformas. Si requiere un nuevo consentimiento, este será solicitado expresamente.

20.3. Como regla general, las condiciones económicas y académicas aplicables serán las vigentes al momento de confirmarse la inscripción.

20.4. Nada de lo establecido en este documento deberá interpretarse como una renuncia expresa o implícita a los privilegios e inmunidades del CIAT.

20.5. Fecha de entrada en vigor: 20 de agosto de 2026. Última actualización: Abril 2020. Versión: 2.0.

21. Contacto

Consultas académicas, de inscripción, pago o certificación: mperez@ciat.org, ctrejos@ciat.org mdonoso@ciat.org y mclaroz@ciat.org .

Las consultas y solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales y el ejercicio de los derechos de sus titulares podrán dirigirse al Oficial de Protección de Datos del CIAT, Tomás Torres, a través del correo electrónico ttorres@ciat.org.